Descripción General

La Secretaría General de la Universidad del Magdalena es la dependencia que se encarga de diseñar, organizar, ejecutar y controlar las funciones y responsabilidades del sistema de gestión documental, así como velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo con el fin de permitir la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión central e histórico de la Universidad.

Son funciones del Secretario General, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 143 de 2012:

1. Servir de medio de comunicación entre los organismos de Gobierno de la Universidad y la comunidad universitaria.
2. Refrendar Acuerdos y demás actos expedidos por los Consejos Superior y Académico, los cuales deberán ser suscritos también por el respectivo Presidente.
3. Dirigir, conservar y custodiar en condiciones adecuadas, los archivos correspondientes al Consejo Superior y demás órganos, conforme a lo dispuesto en el Estatuto General.
4. Elaborar las actas correspondientes a las sesiones del Consejo Superior y Académico.
5. Diseñar y adoptar estrategias, procedimientos y actividades  tendientes a la conservación y custodia de los archivos de la Institución.
6. Mantener actualizado los procedimientos institucionales de conservación, protección, cuidado y disposición de documentos, teniendo en cuenta las  normas y directrices técnicas emitidas por las autoridades competentes.
7. Velar por el cumplimiento de los términos, condiciones y requerimientos exigidos para la expedición de actos administrativos a cargo de las instancias superiores de la Universidad.
8. Dirigir y controlar los servicios de gestión documental, ejercer la competencia notarial y orientar el apoyo de servicios requeridos por los consejos Superior y Académico y, la Rectoría.
9. Formular y adoptar las políticas para el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y estatutarias de la Universidad.
10. Elaborar proyectos de actos administrativos, para ser presentados ante el Consejo Superior y el Consejo Académico.
11. Apoyar los procesos de expedición de certificados y realización de grados.
12. Organizar, sistematizar y controlar los archivos generales de la institución.
13. Ejecutar y controlar el proceso de duplicación de documentos y archivos de la institución, de conformidad con los medios electrónicos existentes.
14. Orientar y controlar la gestión y actividades de los archivos independientes de cada dependencia con el archivo central.
15. Asesorar y velar por la gestión administrativa y económica de los museos y del patrimonio  cultural, histórico-artístico de la Universidad para salvaguardar, conservar y difundir su legado a nivel nacional e internacional.
16. Prevenir y adoptar las medidas conducentes para cuidar y proteger el patrimonio económico, científico y pedagógico de la institución en los términos que la Constitución Política, las leyes y los Estatutos lo exigen.
17. Cumplir con las responsabilidades y competencias establecidas en el Sistema de Gestión Integral de la Calidad.
18. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza, el área de desempeño y el perfil del empleo.

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